Asesoría Urbana impulsa modernización interna con el nuevo Sistema de Ingresos y Egresos (SIE): herramienta podría ser escalable a todo el municipio
En el marco de la Transformación Digital del Estado (Ley 21.180) y el fortalecimiento de la gestión municipal, el Departamento de Asesoría Urbana (AU) implementó el Sistema de Ingresos y Egresos (SIE), una plataforma desarrollada internamente para digitalizar, ordenar y agilizar el ciclo documental del segmento municipal. Esta innovación no solo moderniza los procesos de AU, sino que también abre la puerta a que otros departamentos y direcciones municipales puedan mejorar su coordinación, eficiencia y trazabilidad.
El SIE permite digitalizar todos los requerimientos, registrar su avance, asignar tareas y generar estadísticas en tiempo real, facilitando la toma de decisiones y reduciendo significativamente el uso de papel. Además, organiza el flujo de trabajo técnico, asegurando el seguimiento de plazos y mejorando la comunicación interna entre equipos.
Un modelo replicable para otras unidades municipales
Aunque el sistema opera actualmente solo dentro de Asesoría Urbana, su diseño modular y adaptable lo convierte en una herramienta con alto potencial de escalabilidad. Esto resulta particularmente relevante considerando que más del 30% de las solicitudes que recibe AU provienen de la Secretaría Comunal de Planificación (SECPLA,) con quienes ya se estudian mecanismos de integración directa al sistema.
Entre las posibilidades que abriría esta expansión se encuentra que otras direcciones puedan ingresar solicitudes a través de una interfaz propia, recibir automáticamente un número de ingreso y revisar en línea el estado actualizado de sus requerimientos. Esto simplificaría la comunicación interdepartamental y permitiría optimizar tiempos y recursos, contribuyendo a una gestión municipal más eficiente y transparente.
“El SIE fue diseñado para ofrecer una experiencia de usuario intuitiva y eficiente, con perfiles que regulan los permisos de acceso y edición, una codificación por colores según el estado de cada requerimiento y herramientas como la visualización directa en PDF y la generación automática de estadísticas y reportes”, explica Jaime Sánchez, Técnico Informático y desarrollador del sistema. “Gracias a estas características, el SIE nos permitió ordenar un flujo documental muy complejo y simplificarlo mediante una plataforma clara y ágil. Hoy, cualquier solicitud queda registrada desde el primer minuto, lo que evita pérdidas de información y nos permite responder con mayor rapidez. Este sistema también podría ser adaptado para que otras direcciones lo utilicen de acuerdo a sus necesidades”, puntualizó.
Por su parte, Sandy San Martín, profesional a cargo de la redefinición de la estructura del diseño y distribución operativa inicial de la plataforma, enfatiza el impacto en la organización interna: “Antes dedicábamos mucho tiempo a rastrear documentos, buscar fechas o revisar correos. Con el SIE, todo queda centralizado y podemos hacer seguimiento en segundos. Además, los reportes estadísticos nos permiten entender mejor nuestros tiempos de respuesta y planificar el trabajo de manera más estratégica. Para los equipos, ha significado un cambio concreto en la forma de trabajar y en la claridad de los procesos.”
Al cierre de esta nota, el Departamento de Asesoría Urbana, a través del Equipo de Gestión Documental compuesto por los dos profesionales, junto a Arturo Fuentes y Joanna Bastías, continuará fortaleciendo esta herramienta con el objetivo de que este sistema se convierta en un modelo de modernización interna replicable para todo el municipio.
Por: Carla Grandón
